軟包裝廠的運營管理者都很清楚,沒有銷售就沒有生產經營,銷售是企業運營的龍頭。銷售-收款已經成為企業管理中非常復雜而且比較難控制的業務環節,如何有效控制從市場推廣、銷售合同談判和簽訂、客戶服務、發貨、應收賬款確定、收款這六大環節中的舞弊風險正成為軟包廠內部控制管理關注的焦點,本文有幾點措施供大家參考學習。
1.組織牽制法
解釋:長期以來,銷售-收款過程一直由銷售部獨立負責,這種獨家控制的好處是能夠提高工作效率。但是,同時也增加了潛在的舞弊風險。
分析:因此,許多具有一定規模的軟包裝廠紛紛將銷售-收款業務中的業務環節進行拆分。例如將前期的市場拓展和銷售合同簽訂、客戶信用評估以及售后服務進行分割;銷售人員的業務主要集中在市場拓展和銷售合同簽訂;客戶服務由質量管理部負責;銷售發貨則由物流部組織安排;貨款回收則由財務部為主負責辦理等等。
2.利益沖突回避法
解釋:潛在的外部利益沖突關系則指企業銷售業務人員和客戶單位、競爭對手單位的業務人員或負責人存在親屬血緣關系。
分析:軟包裝廠內控部門和人事行政管理部門,應當定期對所有敏感崗位包括銷售業務環節的業務人員進行利益沖突調查。對于存在潛在利益沖突關系的企業員工有責任和義務向主管部門和上級報告。
3.銷售人員工作日志
解釋:這是針對銷售人員工作特點設計的一套最關鍵的控制措施。銷售業務人員和其他業務人員的工作有一個重大的區別,那就是點多面廣,頻繁出差或長期駐外,工作遠離辦公現場。銷售人員的工作壓力普遍較大,也非常辛苦。
分析:為了鼓勵銷售業務人員積極拓展市場,為客戶提供良好的售后服務,許多企業均會給予各種不同的優惠政策。但是,也正因為具有這些特點,企業也最容易對銷售業務人員失去有效的監督和控制。
4.建立客戶信用評估和控制機制